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Optimale Arbeitszeitgestaltung – wie sieht sie eigentlich aus? Im Arbeitsalltag ist Stress oft schon vorprogrammiert: Sie beginnen Ihren Arbeitstag motiviert, doch schon bald klingelt unentwegt das Telefon, Kollegen brauchen dringend noch eine „Kleinigkeit“ und Ihr Chef hat eine neue wichtige Aufgabe für Sie, die dringend erledigt werden muss. So schnell ist der gut geplante Arbeitstag dahin, sodass Anspannung und Druck Ihre Arbeit bestimmen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Arbeitszeit dennoch optimal gestalten und Stress den Kampf ansagen können.

Die Arbeitszeit ist aktuell ein viel diskutiertes Thema in Deutschland. Egal, ob in der analogen oder in der digitalen Berichterstattung: Die Headlines „Anspruch auf Teilzeitarbeit“ oder „flexible Arbeitszeitgestaltung“ sind derzeit echte Evergreens. Flexible Arbeitszeitmodelle wie Homeoffice, Vertrauensarbeitszeit oder Langzeitarbeitskonten stehen in Zeiten der „New Work“ längst an der Tagesordnung und können nicht nur dem Stress entgegenwirken, sondern insbesondere auch die Familienfreundlichkeit fördern. Doch nicht immer sind diese flexiblen Arbeitszeitlösungen möglich oder werden in Ihrem Unternehmen schlichtweg nicht angeboten. Was nun? Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, dass Sie auch ein Stück weit selbst den Zeiger an Ihrer „Arbeitszeit-Uhr“ drehen können – zumindest „gefühlt“? Mit der richtigen Planung und Struktur können Sie Ihre Arbeitszeit bereits individuell optimieren.

Ein ständig klingelndes Telefon, Kollegen und Vorgesetzte, die Ihnen spontan neue Aufgaben geben – Stress sehen wir häufig als unvermeidbar und vor allem als externen Faktor, auf den man selbst wenig bis keinen Einfluss hat. „Der Stress, das sind die anderen.“ Doch sind wir einmal ehrlich – wie oft sind wir durch die eigene, nicht optimale Gestaltung der Arbeitszeit selbst schuld an unserem erhöhten Stresspegel? Unschöne Projekte werden aufgeschoben und erst kurz vor der Deadline abgeschlossen. Immerhin ist es ja auch um einiges angenehmer, sich mit seinen Lieblingsaufgaben zu beschäftigen, statt sich um ungeliebte Projekte zu kümmern. Die Folgen einer schlechten Arbeitszeitgestaltung sehen dann oft so aus:

•  Die Ablage stapelt sich.
•  Das E-Mail-Postfach explodiert.
•  Die Kolleginnen und Kollegen beschweren sich.
•  Die Work-Life-Balance leidet.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann wird es Zeit, dass Sie Ihre Arbeitszeit in die Hand nehmen und diese effizient gestalten!

Im Arbeitsalltag kann es heiß hergehen. Ihr Chef braucht schnell ein Dokument, die Kollegin stellt eine Frage und im gleichen Moment klingelt das Telefon. Spätestens dann sind ist es schnell vorbei mit den guten Vorsätzen zur Ordnung. Papier beginnt, sich auf Ihrem Schreibtisch zu stapeln und der Berg an Aufgaben wächst immer weiter. Unter diesen Bedingungen sind Stress, Frust und halbherzig erledigte Projekte vorprogrammiert. Dabei ist Organisation das A und O für eine erfolgreiche Arbeitszeitgestaltung! Sie sollten daher darauf achten, regelmäßig wieder System in das Zettelchaos zu bringen.

Schaffen Sie sich bewusst Raum, um Ihren Arbeitsplatz aufzuräumen. Wer morgens einen geordneten Schreibtisch vorfindet, startet entspannter in den Tag und kann die Arbeitszeit besser nutzen. Nehmen Sie sich nach Beenden einer Aufgabe fünf Minuten Zeit, um alles wieder an seinen rechten Platz zu legen, Papiere in die dafür vorgesehenen Ordner zu heften und die Regale und Schränke zu sortieren.

Unser Tipp: Schaffen Sie sich eine Ablageordnung mit Priorisierung, damit Sie direkt im Blick haben, wann welche Aufgabe zu erledigen ist.

Mal hier ein Zettel, dort eine Liste oder ein Eintrag im Outlook-Kalender – im Laufe des Tages notieren wir uns viele Dinge, vergessen aber, diese an einem Ort zu zentralisieren. Damit Sie Ihre Arbeitszeit optimal gestalten und nutzen können, benötigen Sie jedoch einen Überblick über anstehende Aufgaben und Projekte. Sammeln Sie darum am Ende Ihres Arbeitstages alle Notizen und übertragen diese in eine Liste, ganz gleich ob handschriftlich oder digital. Wichtig ist, dass Sie alle Ihre To-dos an einem Ort ablegen und damit schnell einen Überblick darüber bekommen, was ansteht.

Diese Liste bildet die Grundlage für die Planung Ihrer Arbeitszeit am kommenden Tag. So wissen Sie genau, welche Aufgaben anstehen, können diese priorisieren und nacheinander abarbeiten. Bleiben Sie am Ball und tragen Sie Ihre Aufgaben und Notizen am Ende jedes Arbeitstags zusammen, um Ihre Arbeitszeit möglichst effektiv zu gestalten.

Nutzen Sie Ihre To-do-Liste anschließend, um Ihre Aufgaben zu priorisieren. Fragen Sie sich dabei, welche Aufgaben wann erledigt werden müssen und welche Voraussetzungen für ihre Bearbeitung nötig sind. Denken Sie bei der Priorisierung daran, sich „kniffelige“ Aufgaben für den Anfang des Tages einzuplanen. Unser Gehirn ist am Morgen noch leistungsfähiger als am Nachmittag und das Bearbeiten komplexer Aufgabenstellungen fällt uns in diesem Zeitraum leichter. So haben Sie die schwierigen Dinge schon erledigt und Sie können sich gegen Ende des Arbeitstages mit Routineaufgaben beschäftigen. Achten Sie auch darauf, sich regelmäßig Pausen einzuplanen. Nach einer kurzen Verschnaufpause startet es sich schließlich leichter und mit frischem Kopf in die nächste Aufgabe!

Jeder kennt diese Tage, wenn wieder einmal alle Kolleginnen und Kollegen mit Fragen und Aufgaben zu Ihnen kommen. Wenn der Stress überhandnimmt, sollten Sie sich trauen, auch einmal „nein“ zu sagen. Nicht alle Aufgaben müssen direkt erledigt werden. Fragen Sie die Dringlichkeit einer Sache ab und priorisieren Sie diese. Damit können Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen eine Info darüber geben, wann Sie die Aufgabe erledigen können. So ist für jeden transparent, wann ein Ergebnis geliefert wird.

Tipp: Belohnen Sie sich für erledigte Aufgaben, indem Sie diese sichtbar von Ihrer To-do-Liste streichen. Mit der richtigen Herangehensweise können Sie so Ihre Motivation langfristig erhalten und Ihre Aufgaben und Projekte erfolgreich angehen!

In Freitag steckt das schöne Wörtchen „frei“ und genau das ist auch das Ziel optimaler Arbeitszeitgestaltung: frei von Stress sein! Stellen Sie sich vor, wie Sie Ihre neue Arbeitswoche planen. Der Trick: Planen Sie nicht mit fünf, sondern mit nur vier Arbeitstagen. Sie fragen sich, wie Sie durch eine (vermeintliche) Reduzierung der Arbeitszeit Stress vermeiden sollen? Keine Sorge – es funktioniert!

Das Wichtigste für die erfolgreiche Gestaltung Ihrer Arbeitszeit ist eine große Portion Organisation. Planen Sie Ihre Woche im Vorfeld und legen Sie Ihre priorisierten To-dos fest. Natürlich kann es immer vorkommen, dass Termine spontan reinkommen, gelöscht oder verschoben werden. Nutzen Sie dennoch Ihre wiederkehrenden Aufgaben und bereits terminierten Projekte, um Ihre Arbeitswoche zu strukturieren und zu planen.

Wenn Sie Ihre Woche so planen, als hätten Sie einen Tag weniger, werden Sie am Ende dennoch auf Ihre volle Wochenarbeitszeit kommen. Der Unterschied: Sie haben mehr Zeit für Aufgaben, die spontan dazwischenkommen, überfällige Gespräche und alles, was außerhalb der Planung sonst noch so anfällt. Außerdem wird Ihr Freitag mit diesem Vorgehen deutlich entspannter – die gefühlte Vier-Tage-Woche stellt sich ein!

Meetings gehören zum Arbeitsalltag oft dazu. Um spontanen Anrufen und anderen Zeitfressern zu entgehen, sollten Sie gezielt feste Termine und Meetings vereinbaren. Der Austausch zwischen Projektgruppen und Kollegen ist wichtig, kann jedoch auch zum Stressfaktor werden, wenn Sie vor lauter Meetings nicht mehr zur eigentlichen Arbeit kommen. Darum ist es wichtig, Ihre Meetings möglichst kurz und effizient zu halten. Ansonsten fehlt Ihnen schnell die Zeit, Ihre Aufgaben und das in den Terminen Besprochene auch tatsächlich abzuarbeiten. Gehen Sie mit einem klaren Ziel in das Gespräch und machen Sie deutlich, was Sie zum Weiterarbeiten brauchen. Überlegen Sie bereits vor dem Treffen, ob dieses wirklich notwendig ist.

Die Planung Ihrer Arbeitszeit anhand wiederkehrender Aufgaben ist der Kern einer erfolgreichen Arbeitszeitgestaltung. Versuchen Sie dabei, gewisse Automatismen in Ihre Arbeitsstruktur einzubauen. Immer wiederkehrende Workloads eignen sich perfekt, um Vorlagen zu entwickeln und zu verwenden, die Ihren Arbeitsalltag vereinfachen und Ihre Prozesse optimieren. Nutzen Sie zum Beispiel

•  vorgefertigte E-Mails,
•  Microsoft Office-Vorlagen,
•  Shortcuts

... und weitere hilfreiche Tools zur Optimierung. Auf diese Weise können Sie langfristig Zeit sparen und Ihren Arbeitsalltag optimieren.

Damit Sie am Ende der Woche schon auf der Arbeit langsam entspannen und mit gutem Gefühl ins Wochenende starten können, ist die Gestaltung der Arbeitszeit am Freitag besonders wichtig. Die Arbeitszeit am Freitag effizient zu gestalten, bedeutet konkret:

•  keine Meetings
•  keine Telkos
•  keine Besprechungen

Natürlich lässt sich dieses Vorhaben in der Realität nicht immer hundertprozentig umsetzen. Doch wenn Sie unsere Tipps bei Ihrer Wochenplanung beherzigen und so gut es geht umsetzen, haben Sie mehr Zeit für Ihre Aufgaben und können Sie auch leichter etwas dazwischenschieben!

Dieser Ansatz bedeutet aber nicht, dass Sie am Freitag die Füße hochlegen und nichts tun. Dafür müssten Sie schon auf eine echte Vier-Tage-Woche als Arbeitszeitmodell umstellen. Sehen Sie den Freitag eher als Ihren ganz persönlichen Bonustag! Geben Sie dem Stress mit Ihrer optimalen Arbeitszeitgestaltung keine Chance. Mit guter Organisation können Sie sich die Zeit schaffen, um an Ihren Projekten feilen und Strategien noch einmal überdenken zu können. Wichtig ist, dass Sie für sich eine angenehme Arbeitsatmosphäre schaffen, in der nicht stetiger Stress den Ton angibt. Nehmen Sie sich hin und wieder einfach mal einen Moment Zeit, damit Sie sich sammeln und klare Gedanken fassen können. Nutzen Sie unsere Tipps zur effektiven Arbeitszeitgestaltung, um sich nicht vom Stress überwältigen zu lassen und um ruhig an Ihre Aufgaben heranzugehen. Wenn Sie dennoch das Gefühl haben, dass der Stress sich überhaupt nicht mehr eindämmen lässt und alle Tipps nichts mehr nützen, ist Downshifting möglicherweise die richtige Entscheidung für Sie.

Wir von persona service wissen, dass der Arbeitsalltag auch sehr stressig sein kann und dass die klassische 40-Stunden-Woche nicht zu jedem Arbeitnehmer und zu jeder Arbeitnehmerin passt. Aus diesem Grund bieten wir unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verschiedene Arbeitszeitmodelle und wöchentliche Stundensätze an, damit Sie nicht nur Ihre Arbeitszeit bei uns optimal gestalten können, sondern auch noch Zeit für eine ausgewogene Work-Life-Balance haben. Wir haben bereits viel Erfahrung mit verschiedene Arbeitszeitmodellen sammeln können und legen Wert auf ein gesundes Maß an Flexibilität.